onOffice CRM mit BOTTIMMO verbinden

Grundlegende Einrichtung der BOTTIMMO-Schnittstelle

Die Aktivierung der BOTTIMMO-Schnittstelle erfolgt über den onOffice Marketplace. Folgen Sie diesen Schritten, um die Schnittstelle erfolgreich zu aktivieren:

1. 🛍️ Öffnen des onOffice Marketplace    
   Melden Sie sich in Ihrem onOffice-Konto an und öffnen Sie den Marketplace.   
    
2. 🔎 BOTTIMMO finden   
   Geben Sie „BOTTIMMO“ in die Suchleiste des Marketplaces ein.   
    
3. ✔ Freischaltung starten    
   Klicken Sie auf die BOTTIMMO-Kachel mit der Bezeichnung "Schnittstelle" und wählen Sie „freischalten“.  
    
    
4. ⚖️ AGB und AVV bestätigen    
   Ein Pop-up-Fenster öffnet sich. Bestätigen Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) sowie den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).   
    
5. ➡️ Weiter zur Freischaltung   
   Klicken Sie auf „weiter zur Freischaltung“, um fortzufahren.   
    
6. 👨🏻‍💻 Benutzerrechte aktivieren   
   Wählen Sie das gewünschte Benutzerrecht aus. Anschließend wird der API-Key für die Verbindung generiert.   
    
7. 🔑 API-Key einfügen   
   Kopieren Sie den angezeigten API-Key und fügen Sie ihn in das entsprechende Feld ein.   
    
8. ☑️ Freischaltung abschließen   
   Klicken Sie abschließend auf „freischalten“.   
    
9. 📨 E-Mails checken   
   Sobald Schritt 8 abgeschlossen ist, wird eine E-Mail an den BOTTIMMO-Account Owner gesendet.    
   Diese E-Mail trägt den Betreff „Verknüpfung von onOffice mit BOTTIMMO abschließen“ und enthält einen Button mit der Aufschrift „Verknüpfung abschließen“.   
    
10. 🏁 Verknüpfung abschließen   
    Klicken Sie auf den Button „Verknüpfung abschließen“. Sie werden zu BOTTIMMO weitergeleitet, wo Sie noch die gewünschten Synchronisierungseinstellungen vornehmen und die Einrichtung abschließen.   
    ✅ Mit diesen Schritten haben Sie die BOTTIMMO-Schnittstelle erfolgreich eingerichtet. 🎉

Video: Einrichtung Schritt für Schritt erklärt

Da zwei umfangreiche Systeme miteinander verbunden werden, sind einige Arbeitsschritt unumgänglich. Unser Video zeigt alles nochmals im Detail:

Synchronisierungsoptionen

Sychronisierung  onOffice → BOTTIMMO

Nach erfolgreichem Verbinden werden zur Sicherheit noch keine Daten zwischen den beiden Systemen übertragen. Der erste Schritt ist ein initialer Kontakte-Sync von onOffice nach BOTTIMMO.  
Nach diesem ersten Sync werden regelmäßig und automatisch neue Kontakte von onOffice nach BOTTIMMO synchronisiert.

Wie kommen die Daten zurück zu onOffice?

Sie haben hier die Wahl zwischen automatischer und manueller Zurück-Synchronisierung.

Automatisch

Alle Änderungen an Kontakten in BOTTIMMO und alle neuen über BOTTIMMO generierten Kontakte werden automatisch in onOffice eingespielt.

Manuell

Es wandern automatisch keinerlei Daten zurück nach onOffice.  
Jeder Kontakt kann einzeln (auf der Kontaktdetailseite) nach onOffice synchronisiert werden. Das bedeutet mehr manuellen Aufwand, ermöglicht aber auch mehr Datenkontrolle. So sieht die Funktion auf der Kontakt-Detailseite aus. Sie befindet sich in der linken Spalte:

Welche Kontakte werden synchronisiert? 

In onOffice kann jeder Kontakt einer sogenannten „Kontaktart“ zugewiesen werden. In den BOTTIMMO App-Settings kann jeder Kunde auswählen, welche Kontaktarten synchronisiert werden sollen und welche nicht.

ℹ️ Hinweis: Wer die Kontaktarten nicht pflegt, kann in den App-Settings auch schlicht „alle Kontakte“ oder auch „Kontakte ohne Kontaktart“ auswählen.
 

⚠️ Achtung: Es werden nur Kontakte mit onOffice-DSGVO-Status „Speicherung zugestimmt“ synchronisiert. 
Ein entsprechender Hinweis erscheint in den Settings der BOTTIMMO App. Warum? Im BOTTIMMO System geht es rein darum, Kontakte zu kontaktieren. Wenn die Erlaubnis nicht vorliegt, kann man im BOTTIMMO System mit diesem Kontakt nicht legal arbeiten.

Wie finde ich die in BOTTIMMO neu generierten Kontakte in onOffice wieder?

In der Liste Ihrer Kontakte in onOffice gibt es die Spalte „Herkunft Kontakt“. Dort erkennen Sie die betreffenden Kontakte am Eintrag „BOTTIMMO“:

Kann man die Synchronisierung auch wieder stoppen?

Ja, jederzeit: In den BOTTIMMO CRM-Einstellungen rechts unten den entsprechenden Button klicken, fertig.

Was passiert, wenn die Synchronisierung gestoppt wird?

Es werden ab diesem Moment keine Daten mehr zwischen onOffice und BOTTIMMO übertragen. Die Synchronisierung lässt sich jederzeit mit einem Klick stoppen und wieder starten.

Welche Daten genau werden synchronisiert?

Wenn Sie BOTTIMMO mit onOffice verbinden, werden verschiedene Daten automatisch zwischen beiden Systemen ausgetauscht. So müssen Sie Informationen nicht doppelt pflegen und sehen alle wichtigen Aktivitäten direkt im Kontakt in onOffice. Hier erfahren Sie, welche Daten genau übertragen werden.

1. Kontaktdaten aus BOTTIMMO nach onOffice

BOTTIMMO legt automatisch einen Kontakt in onOffice an oder ergänzt bereits vorhandene Informationen. Folgende Daten werden übertragen:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (nur wenn die Nummer noch nicht im Kontakt vorhanden ist)
• Straße
• PLZ
• Ort
• Land (Kurzform, z. B. DE)
• DSGVO-Status (wenn der Interessent zugestimmt hat)
• Kontakt-Herkunft (wenn in Ihrer Firma hinterlegt und der Lead eine Conversion ist)

💡 Alle Telefonnummern werden vorher geprüft. Eine Nummer wird nur hinzugefügt, wenn sie in onOffice noch nicht existiert.

2. Aktivitäten und Notizen zu jeder Conversion

Eine „Conversion“ ist eine Aktion, die ein Interessent ausführt. Beispiele: eine Bewertung starten, einen Rückruf anfragen oder einen Ratgeber herunterladen.
Für jede dieser Aktionen legt BOTTIMMO automatisch eine Notiz in onOffice an. Diese enthält:

• Einen Titel (z. B. Name der Landingpage oder Art der Aktion)
• Eine kurze Beschreibung
• Datum und Uhrzeit der Aktion
• Die Plattform, von der der Lead kommt (z. B. Ihr Firmenname aus BOTTIMMO)
• Diese Notiz erscheint in onOffice als "Agenten-Logbucheintrag".
   

3. Welche Daten je nach Conversion übertragen werden

Je nachdem, was der Interessent gemacht hat, werden unterschiedliche Informationen gespeichert. Hier die Übersicht in einfacher Sprache:

• Immobilienbewertung
  • Art der Immobilie (z. B. Haus, Wohnung)
  • Adresse
  • Preisrahmen (Minimum, Maximum, Durchschnitt)
  • Ob die Bewertung manuell oder automatisiert war
  • Titel: z. B. „Bewertung durchgeführt“
  • Beschreibung mit Adresse und Preisrahmen
• Rückruf-Wunsch
  • Gewünschte Rückrufzeit (z. B. Vormittags, Nachmittags)
  • Thema des Rückrufs (z. B. Preisfindung, Erbschaft)
  • Titel: „Hat um einen Rückruf gebeten“
  • Beschreibung mit Zeit und Thema
• Download (Checkliste oder Ratgeber)
  • Art des Downloads
  • Ob ein Postversand gewünscht ist
  • Titel entsprechend dem Download
  • Beschreibung mit Versandhinweis
• Leibrenten-Check
  • Immobilientyp
  • Titel und kurze Beschreibung
• Teilverkaufs-Check
  • Immobilientyp
  • Titel und kurze Beschreibung
• Suchauftrag (Wohntraum-Finder)
  • Immobilientyp und Unterkategorie
  • Suchgebiet und Radius
  • Mindest- und Maximalpreis
  • Titel: „Hat ein Kaufgesuch abgegeben“
  • Beschreibung mit allen Suchdetails
• Grundstücksbewertung
  • Grundstückstyp
  • Titel: Anfrage zur Grundstücksbewertung
  • Beschreibung mit Grundstücksart
     

4. Immobiliendaten in onOffice (bei Bewertungen)

Wenn ein Eigentümer eine Bewertung durchführt, kann BOTTIMMO auf Wunsch auch Immobiliendaten anlegen. Übertragen werden:

• Status (immer „Pending“)
• Immobilienart (z. B. Haus, Wohnung, Grundstück)
• Unterart (z. B. Einfamilienhaus)
• Adresse
• Land
• Koordinaten (wenn verfügbar)
   

5. Suchprofile in onOffice (bei Wohntraum-Finder)

Bei einem Suchauftrag erstellt BOTTIMMO automatisch ein Suchprofil in onOffice. Dieses enthält:

• Gesuchte Immobilienart
• Unterkategorie
• Suchradius
• Adresse oder Gebiet aus dem Suchauftrag
• Mindest- und Maximalpreis
• Zimmer, Badezimmer, Stellplätze (nur wenn diese Felder in Ihrem onOffice freigeschaltet sind)

💡 BOTTIMMO übergibt nur die Informationen, die onOffice in den jeweiligen Suchprofil-Feldern unterstützt.
 

6. Allgemeine Lead-Daten

Zusätzlich werden immer einige Basisinformationen gespeichert:

• Lead-ID
• Firmen-ID
• E-Mail-Adresse des Leads
• Lead-Status
   

7. Weitere synchronisierte Informationen

BOTTIMMO überträgt außerdem:

• Alle Conversions eines Leads (mit dem Namen der jeweiligen Landingpage)
• Alle Notizen und Aktivitäten, die zu einem Kontakt gehören