onOffice CRM mit BOTTIMMO verbinden
Grundlegende Einrichtung der BOTTIMMO-Schnittstelle
Die Aktivierung der BOTTIMMO-Schnittstelle erfolgt über den onOffice Marketplace. Folgen Sie diesen Schritten, um die Schnittstelle erfolgreich zu aktivieren:
- 🛍️ Öffnen des onOffice Marketplace
Melden Sie sich in Ihrem onOffice-Konto an und öffnen Sie den Marketplace.
- 🔎 BOTTIMMO finden
Geben Sie „BOTTIMMO“ in die Suchleiste des Marketplaces ein.
- ✔ Freischaltung starten
Klicken Sie auf die BOTTIMMO-Kachel mit der Bezeichnung "Schnittstelle" und wählen Sie „freischalten“.
- ⚖️ AGB und AVV bestätigen
Ein Pop-up-Fenster öffnet sich. Bestätigen Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) sowie den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
- ➡️ Weiter zur Freischaltung
Klicken Sie auf „weiter zur Freischaltung“, um fortzufahren.
- 👨🏻💻 Benutzerrechte aktivieren
Wählen Sie das gewünschte Benutzerrecht aus. Anschließend wird der API-Key für die Verbindung generiert.
- 🔑 API-Key einfügen
Kopieren Sie den angezeigten API-Key und fügen Sie ihn in das entsprechende Feld ein.
- ☑️ Freischaltung abschließen
Klicken Sie abschließend auf „freischalten“.
- 📨 E-Mails checken
Sobald Schritt 8 abgeschlossen ist, wird eine E-Mail an den BOTTIMMO-Account Owner gesendet.
Diese E-Mail trägt den Betreff „Verknüpfung von onOffice mit BOTTIMMO abschließen“ und enthält einen Button mit der Aufschrift „Verknüpfung abschließen“.
- 🏁 Verknüpfung abschließen
Klicken Sie auf den Button „Verknüpfung abschließen“. Sie werden zu BOTTIMMO weitergeleitet, wo Sie noch die gewünschten Synchronisierungseinstellungen vornehmen und die Einrichtung abschließen.
✅ Mit diesen Schritten haben Sie die BOTTIMMO-Schnittstelle erfolgreich eingerichtet. 🎉
Video: Einrichtung Schritt für Schritt erklärt
Da zwei umfangreiche Systeme miteinander verbunden werden, sind einige Arbeitsschritt unumgänglich. Unser Video zeigt alles nochmals im Detail:
Synchronisierungsoptionen
Sychronisierung onOffice → BOTTIMMO
Nach erfolgreichem Verbinden werden zur Sicherheit noch keine Daten zwischen den beiden Systemen übertragen. Der erste Schritt ist ein initialer Kontakte-Sync von onOffice nach BOTTIMMO.
Nach diesem ersten Sync werden regelmäßig und automatisch neue Kontakte von onOffice nach BOTTIMMO synchronisiert.
Wie kommen die Daten zurück zu onOffice?
Sie haben hier die Wahl zwischen automatischer und manueller Zurück-Synchronisierung.
Automatisch
Alle Änderungen an Kontakten in BOTTIMMO und alle neuen über BOTTIMMO generierten Kontakte werden automatisch in onOffice eingespielt.
Manuell
Es wandern automatisch keinerlei Daten zurück nach onOffice.
Jeder Kontakt kann einzeln (auf der Kontaktdetailseite) nach onOffice synchronisiert werden. Das bedeutet mehr manuellen Aufwand, ermöglicht aber auch mehr Datenkontrolle. So sieht die Funktion auf der Kontakt-Detailseite aus. Sie befindet sich in der linken Spalte:
Welche Kontakte werden synchronisiert?
In onOffice kann jeder Kontakt einer sogenannten „Kontaktart“ zugewiesen werden. In den BOTTIMMO App-Settings kann jeder Kunde auswählen, welche Kontaktarten synchronisiert werden sollen und welche nicht.
ℹ️ Hinweis: Wer die Kontaktarten nicht pflegt, kann in den App-Settings auch schlicht „alle Kontakte“ oder auch „Kontakte ohne Kontaktart“ auswählen.
⚠️ Achtung: Es werden nur Kontakte mit onOffice-DSGVO-Status „Speicherung zugestimmt“ synchronisiert.
Ein entsprechender Hinweis erscheint in den Settings der BOTTIMMO App. Warum? Im BOTTIMMO System geht es rein darum, Kontakte zu kontaktieren. Wenn die Erlaubnis nicht vorliegt, kann man im BOTTIMMO System mit diesem Kontakt nicht legal arbeiten.
Wie finde ich die in BOTTIMMO neu generierten Kontakte in onOffice wieder?
In der Liste Ihrer Kontakte in onOffice gibt es die Spalte „Herkunft Kontakt“. Dort erkennen Sie die betreffenden Kontakte am Eintrag „BOTTIMMO“:
Kann man die Synchronisierung auch wieder stoppen?
Ja, jederzeit: In den BOTTIMMO CRM-Einstellungen rechts unten den entsprechenden Button klicken, fertig.
Was passiert, wenn die Synchronisierung gestoppt wird?
Es werden ab diesem Moment keine Daten mehr zwischen onOffice und BOTTIMMO übertragen. Die Synchronisierung lässt sich jederzeit mit einem Klick stoppen und wieder starten.