Flowfact CRM mit BOTTIMMO verbinden

Die komplette Einrichtung als Video

Da die Einrichtung mehrere Schritte sowohl in Flowfact als auch in BOTTIMMO umfasst, haben wir ihnen ein Video erstellt:

Wissenswertes zur Synchronisierung

Flowfact → BOTTIMMO

Nach erfolgreichem Verbinden werden noch keine Daten zwischen den beiden Systemen übertragen. Der erste Schritt ist ein initialer Kontakte-Sync von FLOWFACT nach BOTTIMMO. Nach diesem ersten Sync werden regelmäßig neue Kontakte von FLOWFACT nach BOTTIMMO synchronisiert.

Wie kommen die Daten zurück nach Flowfact?

Sie haben hier die Wahl zwischen automatischem und manuellem Backsync.

Automatisch

Alle Änderungen an Kontakten im BOTTIMMO System und alle neuen über BOTTIMMO generierten Kontakte werden automatisch in FLOWFACT eingespielt.

Manuell

Es wandern automatisch keinerlei Daten zurück nach Flowfact.   
Jeder Kontakt kann aber einzeln (auf der Kontaktdetailseite) zu Flowfact synchronisiert werden.

Kann man die Synchronisierung auch wieder stoppen?

Ja, jederzeit - in den CRM-Einstellungen rechts unten den entsprechenden Button klicken, fertig.

Was passiert, wenn die Synchronisierung gestoppt wird?

Es werden ab diesem Moment keine Daten mehr zwischen Flowfact und BOTTIMMO übertragen. 

ℹ️ Info: Die Synchronisierung lässt sich jederzeit mit einem Klick stoppen und wieder starten.  

Welche Daten werden zwischen BOTTIMMO und FLOWFACT synchronisiert?

Wenn Sie BOTTIMMO mit FLOWFACT verbinden, werden viele Informationen automatisch zwischen beiden Systemen ausgetauscht. So müssen Sie nichts doppelt eingeben und behalten alle Kontakte und Aktivitäten an einem Ort im Blick. Im Folgenden erfahren Sie in einfacher Sprache, welche Daten übertragen werden.

1. Kontaktdaten aus BOTTIMMO nach FLOWFACT

BOTTIMMO legt automatisch einen Kontakt in FLOWFACT an oder ergänzt vorhandene Daten. Übertragen werden:

• Vorname und Nachname des Interessenten
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (mit Hinweis, ob es eine mobile Nummer ist)
• Tags (Schlagwörter, z. B. wird immer „bottimmo“ ergänzt)
• DSGVO-Status, sofern vorhanden
• Kontaktstatus („aktiv“)
• Wiedervorlage: Wenn es im Lead (Kontakt in BOTTIMMO) ein Fälligkeitsdatum gibt, wird es als Wiedervorlage in FLOWFACT gespeichert
• Alle E-Mails, die der Lead angegeben hat
• Der direkte Link zum Kontakt in FLOWFACT
• Die FLOWFACT-Kontakt-ID (falls bereits vorhanden)

2. Aktivitäten und Notizen zu jeder Conversion

Eine „Conversion“ ist eine Aktion, die der Interessent durchgeführt hat. Beispiele: Bewertung gestartet, Rückruf angefragt, Ratgeber heruntergeladen.

• Zu jeder solchen Aktion legt BOTTIMMO automatisch eine Aktivität (Notiz) in FLOWFACT an. Diese enthält:
• Einen Titel (z. B. Name der Landingpage oder Art der Aktion)
• Eine kurze Beschreibung
• Datum und Uhrzeit der Aktion
• Den Namen Ihrer Firma (wie in BOTTIMMO hinterlegt)
• Einen Link zum Lead in BOTTIMMO
• Falls ein Kontakt in BOTTIMMO gelöscht wurde, wird eine Löschnotiz gespeichert

3. Daten je nach Art der Conversion

Je nach Aktion des Interessenten werden unterschiedliche Informationen übergeben. Hier eine leicht verständliche Übersicht:

• Immobilienbewertung
  • Art der Immobilie (z. B. Haus, Wohnung)
  • Adresse
  • Preisrahmen (Minimum, Maximum, Durchschnitt)
  • Ob die Bewertung manuell oder automatisiert erfolgte
  • Je nach Fall: Titel wie „Bewertung durchgeführt“ oder „Bewertung angefragt“
  • Beschreibung mit Adresse und Preisangaben
• Rückruf-Wunsch
  • Gewünschte Rückrufzeit (z. B. Vormittags, Nachmittags)
  • Thema des Rückrufs (z. B. Preisfindung, Erbschaft)
  • Titel: „Hat um einen Rückruf gebeten“
  • Beschreibung mit Zeit und Thema
• Download (Checkliste oder Ratgeber)
  • Art des Downloads
  • Ob der Versand per Post gewünscht ist
  • Titel je nach Dokument
  • Versandhinweis (automatischer Versand oder manuell versenden)
• Leibrenten-Check
  • Immobilientyp
  • Titel und kurzer Hinweis zum ausgefüllten Check
  • Teilverkaufs-Check
  • Immobilientyp
  • Titel und kurzer Hinweis zum ausgefüllten Check
• Suchauftrag (Wohntraum-Finder)
  • Immobilientyp und Unterkategorie
  • Suchgebiet und Radius
  • Mindest- und Maximalpreis
  • Titel: „Hat ein Kaufgesuch abgegeben“
  • Beschreibung mit allen Suchangaben
• Grundstücksbewertung
  • Grundstückstyp
  • Titel: Anfrage zur Grundstücksbewertung
  • Beschreibung mit Grundstücksart

4. Immobiliendaten für FLOWFACT (bei Bewertungen)

Wenn ein Interessent eine Immobilienbewertung durchführt, werden auch Immobiliendaten an FLOWFACT übertragen, zum Beispiel:

• Art und Unterart der Immobilie
• Adresse
• Wohnfläche, Zimmerzahl, Baujahr
• Zustand und Qualität (als einfache Werte, an FLOWFACT angepasst)
• Grundstücksfläche
• Balkongröße
• Geschoss
• Jahresmiete
• Verknüpfung zum zugehörigen Kontakt

5. Suchprofile in FLOWFACT (bei Wohntraum-Finder)

BOTTIMMO legt automatisch ein Suchprofil für den Interessenten in FLOWFACT an. Enthalten sind:

• Der Kontakt
• Betreff („BOTTIMMO – Wohntraumfinder“)
• Der Status („aktiv“)
• Gesuchte Immobilientypen
• Suchgebiet
• Interne Zusatzinformationen aus dem Suchauftrag

6. Allgemeine Lead-Informationen

Zusätzlich werden immer folgende Basisdaten übertragen:

• Lead-ID
• Firmen-ID
• E-Mail des Leads
• Status des Leads
• Fälligkeitsdatum des Leads

7. Weitere übertragene Informationen

BOTTIMMO sendet außerdem:

• Alle Conversions, die ein Lead durchgeführt hat
• Alle Notizen und Aktivitäten, die zu einem Kontakt gehören