Flowfact CRM mit BOTTIMMO verbinden

1) API Schlüssel in Flowfact anlegen

Um die beiden Systeme zu verbinden und einen sicheren Datentransfer zu gewährleisten, erstellen Sie zunächst einen sog. API-Schlüssel, indem Sie Ihr Flowfact auf folgender Seite öffnen: https://apps.flowfact.com/settings/apiAccess 

• Klicken Sie dort auf Zugang erstellen
• Geben Sie als Name BOTTIMMO an
• Ein Zugangsschlüssel wird für Sie erzeugt (lila Box)
• Diesen kopieren Sie in Ihre Zwischenablage

2) API Schlüssel in BOTTIMMO eintragen

• Öffnen Sie nun BOTTIMMO
• wählen Sie links in der Navigation den Bereich Verbindungsmanager aus
• Dort klicken Sie in der Flowfact-Kachel auf Verbinden
• Folgen sie dann den Anweisungen des Verbindungsassistenten.

Die Einrichtung ist damit schnell ein einfach erledigt.

Synchronisierung von Kontaktdaten mit Flowfact

Für die Verbindung zwischen BOTTIMMO und Flowfact stehen vier verschiedene Synchronisierungs-Modi zur Verfügung. So legen Sie selbst fest, wie Ihre Kontaktdaten übertragen werden.

1. Nur manueller Export

Jeder Kontakt wird einzeln über die Kontaktdetailseite in BOTTIMMO zu Flowfact exportiert.
Ein automatischer Datenaustausch findet nicht statt.
Es werden keine Kontakte aus Flowfact nach BOTTIMMO importiert.

Dieser Modus eignet sich, wenn Sie die vollständige Kontrolle über jeden einzelnen Export behalten möchten.

2. Nur automatischer Export ins CRM

Alle neu gewonnenen Kontakte in BOTTIMMO werden automatisch an Flowfact übertragen.
Ein Import aus Flowfact erfolgt nicht.

Dieser Modus stellt sicher, dass neue Leads direkt im CRM (Customer-Relationship-Management, also Ihr System zur Kundenverwaltung) gespeichert sind.

3. Nur automatischer Import aus dem CRM

Kontakte werden automatisch aus Flowfact nach BOTTIMMO importiert.
Ein Export von BOTTIMMO zu Flowfact erfolgt ausschließlich manuell.

Dieser Modus eignet sich, wenn Flowfact Ihre zentrale Datenquelle ist und BOTTIMMO ergänzend genutzt wird.

4. Automatischer Import und Export

In diesem Modus erfolgt der vollständige automatische Datenaustausch in beide Richtungen.
Alle Kontakte bleiben zwischen Flowfact und BOTTIMMO automatisch synchronisiert.

Die Datenhoheit liegt dabei immer beim CRM.
Das bedeutet: BOTTIMMO überschreibt oder löscht keine Daten in Flowfact. Es werden ausschließlich fehlende Informationen ergänzt.

Dieser Modus bietet den höchsten Komfort und sorgt dauerhaft für aktuelle Kontaktdaten in beiden Systemen.

Kann man die Synchronisierung auch wieder stoppen?

Ja, im Verbindungsmanager lässt sich die Verbindung in der Flowfact-Kachel wieder trennen.

Was passiert, wenn die Synchronisierung gestoppt wird?

Es werden ab diesem Moment keine Daten mehr zwischen Flowfact und BOTTIMMO übertragen. 

ℹ️ Info: Die Synchronisierung lässt sich jederzeit mit einem Klick stoppen und wieder starten.  

Welche Daten werden zwischen BOTTIMMO und FLOWFACT synchronisiert?

Wenn Sie BOTTIMMO mit FLOWFACT verbinden, werden viele Informationen automatisch zwischen beiden Systemen ausgetauscht. So müssen Sie nichts doppelt eingeben und behalten alle Kontakte und Aktivitäten an einem Ort im Blick. Im Folgenden erfahren Sie in einfacher Sprache, welche Daten übertragen werden.

1. Kontaktdaten aus BOTTIMMO nach FLOWFACT

BOTTIMMO legt automatisch einen Kontakt in FLOWFACT an oder ergänzt vorhandene Daten. Übertragen werden:

• Vorname und Nachname des Interessenten
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (mit Hinweis, ob es eine mobile Nummer ist)
• Tags (Schlagwörter, z. B. wird immer „bottimmo“ ergänzt)
• DSGVO-Status, sofern vorhanden
• Kontaktstatus („aktiv“)
• Wiedervorlage: Wenn es im Lead (Kontakt in BOTTIMMO) ein Fälligkeitsdatum gibt, wird es als Wiedervorlage in FLOWFACT gespeichert
• Alle E-Mails, die der Lead angegeben hat
• Der direkte Link zum Kontakt in FLOWFACT
• Die FLOWFACT-Kontakt-ID (falls bereits vorhanden)

2. Aktivitäten und Notizen zu jeder Conversion

Eine „Conversion“ ist eine Aktion, die der Interessent durchgeführt hat. Beispiele: Bewertung gestartet, Rückruf angefragt, Ratgeber heruntergeladen.

• Zu jeder solchen Aktion legt BOTTIMMO automatisch eine Aktivität (Notiz) in FLOWFACT an. Diese enthält:
• Einen Titel (z. B. Name der Landingpage oder Art der Aktion)
• Eine kurze Beschreibung
• Datum und Uhrzeit der Aktion
• Den Namen Ihrer Firma (wie in BOTTIMMO hinterlegt)
• Einen Link zum Lead in BOTTIMMO
• Falls ein Kontakt in BOTTIMMO gelöscht wurde, wird eine Löschnotiz gespeichert

3. Daten je nach Art der Conversion

Je nach Aktion des Interessenten werden unterschiedliche Informationen übergeben. Hier eine leicht verständliche Übersicht:

• Immobilienbewertung
  • Art der Immobilie (z. B. Haus, Wohnung)
  • Adresse
  • Preisrahmen (Minimum, Maximum, Durchschnitt)
  • Ob die Bewertung manuell oder automatisiert erfolgte
  • Je nach Fall: Titel wie „Bewertung durchgeführt“ oder „Bewertung angefragt“
  • Beschreibung mit Adresse und Preisangaben
• Rückruf-Wunsch
  • Gewünschte Rückrufzeit (z. B. Vormittags, Nachmittags)
  • Thema des Rückrufs (z. B. Preisfindung, Erbschaft)
  • Titel: „Hat um einen Rückruf gebeten“
  • Beschreibung mit Zeit und Thema
• Download (Checkliste oder Ratgeber)
  • Art des Downloads
  • Ob der Versand per Post gewünscht ist
  • Titel je nach Dokument
  • Versandhinweis (automatischer Versand oder manuell versenden)
• Leibrenten-Check
  • Immobilientyp
  • Titel und kurzer Hinweis zum ausgefüllten Check
  • Teilverkaufs-Check
  • Immobilientyp
  • Titel und kurzer Hinweis zum ausgefüllten Check
• Suchauftrag (Wohntraum-Finder)
  • Immobilientyp und Unterkategorie
  • Suchgebiet und Radius
  • Mindest- und Maximalpreis
  • Titel: „Hat ein Kaufgesuch abgegeben“
  • Beschreibung mit allen Suchangaben
• Grundstücksbewertung
  • Grundstückstyp
  • Titel: Anfrage zur Grundstücksbewertung
  • Beschreibung mit Grundstücksart

4. Immobiliendaten für FLOWFACT (bei Bewertungen)

Wenn ein Interessent eine Immobilienbewertung durchführt, werden auch Immobiliendaten an FLOWFACT übertragen, zum Beispiel:

• Art und Unterart der Immobilie
• Adresse
• Wohnfläche, Zimmerzahl, Baujahr
• Zustand und Qualität (als einfache Werte, an FLOWFACT angepasst)
• Grundstücksfläche
• Balkongröße
• Geschoss
• Jahresmiete
• Verknüpfung zum zugehörigen Kontakt

5. Suchprofile in FLOWFACT (bei Wohntraum-Finder)

BOTTIMMO legt automatisch ein Suchprofil für den Interessenten in FLOWFACT an. Enthalten sind:

• Der Kontakt
• Betreff („BOTTIMMO – Wohntraumfinder“)
• Der Status („aktiv“)
• Gesuchte Immobilientypen
• Suchgebiet
• Interne Zusatzinformationen aus dem Suchauftrag

6. Allgemeine Lead-Informationen

Zusätzlich werden immer folgende Basisdaten übertragen:

• Lead-ID
• Firmen-ID
• E-Mail des Leads
• Status des Leads
• Fälligkeitsdatum des Leads

7. Weitere übertragene Informationen

BOTTIMMO sendet außerdem:

• Alle Conversions, die ein Lead durchgeführt hat
• Alle Notizen und Aktivitäten, die zu einem Kontakt gehören