Fälligkeitsdatum für Kontakte

Mit der Funktion "Fälligkeitsdatum" können Sie jedem Ihrer Kontakte ein individuelles Datum zur Wiedervorlage zuweisen, unabhängig vom aktuellen Kontaktstatus. Dieses Datum hilft Ihnen dabei, Ihre Kundenbeziehungen effektiv zu planen und rechtzeitig nach zu verfolgen.

Wie trage ich ein Fälligkeitsdatum ein?

Öffnen Sie in BOTTIMMO die Pipeline.
Klicken sie beim gewünschten Kontakt das Kalender-Icon an.
Wählen Sie ein Datum. Dazu öffnet sich ein Kalender.

ℹ️ Tipp: Auf die gleiche Weise kann das Datum jederzeit angepasst werden.

⚠️ Achtung: Auf der Kontakteliste, kann das Fälligkeitsdatum nur angezeigt, nicht aber bearbeitet werden.

Wo ist das Fälligkeitsdatum überall zu sehen?

Das Fälligkeitsdatum kann sowohl auf der Pipeline und der Kontakt-Detailseite als auch in der Kontaktliste angezeigt werden.

In der Listenansicht und in der Pipeline können Sie die Anzeige des Fälligkeitsdatums über die Ansichtseinstellungen bei Bedarf ausblenden. Beachten Sie, dass das Datum in der Kontaktliste zwar angezeigt, dort jedoch nicht bearbeitet werden kann.

Fälligkeitsdatum auf den Kontakte-Karten der Pipeline:

Fälligkeitsdatum in der Kontakteliste:

Fälligkeitsdatum auf der Kontakt-Detailseite:

Hinweise auf Fälligkeit

Um eine effiziente Bearbeitung ihrer Kontakte weiter zu unterstützen, sind mehrere Hinweise auf das Datum integriert:

Ein Tag vor dem Ablaufdatum wird das Fälligkeitsdatum in der Kontaktkarte rot hervorgehoben, um Sie visuell auf die bevorstehende Frist aufmerksam zu machen. Der folgende Screenshot wurde am 29.01.2025 erstellt:

Zusätzlich erhalten Ihre zugewiesenen Kolleginnen und Kollegen eine Erinnerungs-E-Mail oder SMS, die Sie in den Benachrichtigungseinstellungen individuell aktivieren oder deaktivieren können (standardmäßig sind E-Mails eingeschaltet, SMS aus).
Wurde niemand dem Kontakt zugewiesen, gehen die E-Mails an die Adresse des Vertragsinhabers.
Nach Ablauf des Fälligkeitsdatums wird einen weiteren Tag später eine zweite Erinnerungsnachricht versendet, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Aufgaben übersehen werden. Das Datum bleibt rot gefärbt, bis es geändert oder gelöscht wurde.

So behalten Sie stets den Überblick über Ihre Aufgaben und können Ihre Kundenbeziehungen effizient und termingerecht verwalten.

Kann ich nach Kontakten mit Fälligkeitsdatum filtern?

Ja, dazu wurde die Filterfunktion auf Pipeline und Kontakteliste entsprechend erweitert.
So wird es möglich sich zum Beispiel nur die Kontakte anzeigen zu lassen, die in der aktuellen Woche zu bearbeiten sind:

Der Filter steht sowohl für die Pipeline als auch für die Kontakteliste zur Verfügung.

Wird das Fälligkeitsdatum auch in mein CRM übertragen?

Dies hängt vom eingesetzten CRM ab. Nutzer von Propstack und Flowfact können sich freuen. Ein gesetztes Datum wird in diese Systeme übertragen:

Propstack

Das entsprechende Feld wird in Propstack "Followup-Datum" genannt. Sie finden dieses Feld in Propstack auf der Seite eines jeden Kontakts unterhalb der Stammdaten im Abschnitt "Kontakt": Flowfact

In Flowfact wird beim Sync eine passende Aufgabe erstellt und das Datum sowohl in der Aufgabenübersicht auf dem Dashboard mit angezeigt, als auch auf dem Kontakt selbst.

onOffice

❗Die Übertragung des Datums an onOffice ist nicht möglich, da die onOffice-Schnittstelle dies aktuell NICHT unterstützt.

Achtung: Wurde in Propstack oder Flowfact bereits ein Datum für einen Kontakt gesetzt, so wird dieses nicht vom in BOTTIMMO gesetzten Datum überschrieben.

Fälligkeitsdatum löschen

Ein Fälligkeitsdatum lässt sich bei Bedarf auch wieder entfernen. Dazu klicken Sie das Datum an und wählen im unteren Bereich der Datumsauswahl die Option "löschen".
Das Datum verschwindet (Nur auf Pipeline und Kontakt-Detailansicht).