Propstack CRM mit BOTTIMMO verbinden

Die Einrichtung Schrittweise erklärt

Unsere Schritt-für-Schritt Anleitung führt sie durch den Prozess:

💡 Hinweis: Auch Propstack stellt im eigenen Hilfe-Center Informationen zur Einrichtung der Verbindung zu Verfügung.

Wissenswertes zur Synchronisierung

Propstack → BOTTIMMO

Nach erfolgreichem Verbinden werden noch keine Daten zwischen den beiden Systemen übertragen. Der erste Schritt ist ein initialer Kontakte-Sync von Propstack nach BOTTIMMO. Nach diesem ersten Sync werden regelmäßig neue Kontakte von Propstack nach BOTTIMMO synchronisiert.

Wie kommen die Daten zurück nach Propstack?

Sie haben hier die Wahl zwischen automatischem und manuellem Backsync.

Automatisch

Alle Änderungen an Kontakten im BOTTIMMO System und alle neuen über BOTTIMMO generierten Kontakte werden automatisch in Propstack eingespielt.

Manuell

Es wandern automatisch keinerlei Daten zurück nach Propstack. Jeder Kontakt kann einzeln (auf der Kontaktdetailseite) nach Propstack synchronisiert werden. Das bedeutet mehr manuellen Aufwand, ermöglicht aber auch mehr Datenkontrolle. So sieht die Funktion auf der Kontakt-Detailseite aus. Sie befindet sich in der linken Spalte:

Welche Kontakte werden synchronisiert?

⚠️ Achtung: Es werden nur Kontakte mit DSGVO-Status und “darf kontaktiert werden” synchronisiert. 

Warum? In Ihrem BOTTIMMO System geht es rein darum, Kontakte zu kontaktieren. Wenn Ihnen die Erlaubnis nicht vorliegt, kann man in BOTTIMMO mit diesem Kontakt nicht legal arbeiten. 
Falls die beiden Felder in Propstack nicht gepflegt sind, können Sie auch mehrere Kontakte gleichzeitig bearbeiten und den Status hinzufügen, hier ein Hilfeartikel von Propstack dazu: Hier geht's zum Artikel.

In Propstack kann jedem Kontakt ein Status zugewiesen werden. In den BOTTIMMO-CRM-Einstellungen kann jeder Kunde auswählen, welche Kontaktstatus synchronisiert werden sollen und welche nicht.

Kann man die Synchronisierung auch wieder stoppen?

Ja, jederzeit - in den CRM-Settings rechts unten den entsprechenden Button klicken, fertig.

Was passiert, wenn die Synchronisierung gestoppt wird?

Es werden ab diesem Moment keine Daten mehr zwischen Propstack und BOTTIMMO übertragen. Die Synchronisierung lässt sich jederzeit mit einem Klick stoppen und wieder starten.

Welche Daten genau werden synchronisiert?

Wenn Sie BOTTIMMO mit Propstack verbinden, werden viele Informationen automatisch ausgetauscht. So müssen Sie Daten nicht doppelt eingeben und behalten alle Kontakte und Aktivitäten direkt im Propstack-Kontakt im Blick. Hier erfahren Sie übersichtlich, was genau übertragen wird.

1. Kontaktdaten aus BOTTIMMO nach Propstack

BOTTIMMO legt einen neuen Kontakt in Propstack an oder ergänzt bestehende Daten. Übertragen werden:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Festnetznummer (falls vorhanden)
• Mobilnummer (nur wenn sie eine mobile Nummer ist)
• Zustimmung zur Kontaktaufnahme (DSGVO)
• DSGVO-Status
• Wiedervorlagetermin aus BOTTIMMO
• Ein spezielles Zusatzfeld „bottimmo“ (falls es in Propstack existiert, wird es mit einem Link zu BOTTIMMO gefüllt)
• Die Herkunft des Kontakts, passend zur Plattform
• Angabe, dass es sich um keine Firma handelt

💡 Wenn sich Werte im Lead ändern (z. B. Telefonnummer oder Name), werden diese Änderungen ebenfalls übertragen.

2. Aktivitäten und Notizen zu jeder Conversion

Eine „Conversion“ ist eine Aktion, die der Interessent durchführt. Beispiele: eine Bewertung starten, etwas herunterladen oder einen Rückruf anfragen.
Für jede Conversion erstellt BOTTIMMO automatisch eine Aufgabe in Propstack. Diese enthält:

• Einen Titel (z. B. Name der Landingpage oder Art der Aktion)
• Eine Beschreibung
• Datum und Uhrzeit der Aktion
• Den Namen der Plattform bzw. Ihres Unternehmens
   

3. Übertragene Daten je nach Conversion

Je nach Art der Aktion werden unterschiedliche Informationen gespeichert. Hier die leicht verständliche Übersicht:

• Immobilienbewertung
  • Art der Immobilie
  • Adresse
  • Preisrahmen (Minimum, Maximum, Durchschnitt)
  • Ob die Bewertung automatisiert oder manuell war
  • Titel wie „Bewertung durchgeführt“
  • Beschreibung mit Adresse und Preisangaben
• Rückruf-Wunsch
  • Gewünschte Rückrufzeit
  • Thema des Rückrufs (z. B. Preisfindung oder Erbschaft)
  • Titel: „Hat um einen Rückruf gebeten“
  • Beschreibung mit Zeit und Thema
• Download (Checkliste oder Ratgeber)
  • Art des Downloads
  • Ob ein Postversand gewünscht ist
  • Passender Titel zum Download
  • Hinweis zum Versand
• Leibrenten-Check
  • Immobilientyp
  • Titel und kurze Beschreibung
• Teilverkaufs-Check
  • Immobilientyp
  • Titel und kurze Beschreibung
• Suchauftrag (Wohntraum-Finder)
  • Immobilientyp und Unterart
  • Gebiet und Radius
  • Mindest- und Maximalpreis
  • Titel: „Hat ein Kaufgesuch abgegeben“
  • Beschreibung mit allen Suchangaben
• Grundstücksbewertung
  • Grundstücksart
  • Titel: Grundstücksbewertung angefragt
  • Beschreibung mit Grundstückstype
     

4. Objekt-Daten in Propstack (bei Bewertungen)

Bei einer Immobilienbewertung können auch Immobiliendaten übertragen werden:

• Grundstücksgröße
• Wohnfläche
• Zimmerzahl
• Etage
• Baujahr
• Vermarktungsart (immer „Kauf“)
• Immobilientyp und Kategorie
• Adresse
• Geokoordinaten (wenn verfügbar)
   

5. Suchprofile in Propstack (bei Wohntraum-Finder)

Wenn ein Interessent einen Suchauftrag abgibt, erstellt BOTTIMMO ein Suchprofil in Propstack. Enthalten sind:

• Vermarktungsart (immer „Kauf“)
• Preisrahmen
• Immobilientypen und Kategorien (als Listen)
• Mindestanzahl Zimmer und Badezimmer
• Ob ein Stellplatz benötigt wird
• Angaben wie Balkon oder Garten (nur wenn gewünscht)
• Barrierefreiheit (falls vom Interessenten gefordert)
• Standort per Koordinaten plus Suchradius
• Zusatzhinweise des Interessenten (z. B. Wohnsituation oder Wünsche)
   

6. Allgemeine Lead-Daten

Grundsätzlich werden immer einige Basisinformationen aus BOTTIMMO mitgegeben:

• Lead-ID
• Firmen-ID
• E-Mail-Adresse des Leads
• Lead-Status
   

7. Weitere übertragene Daten

BOTTIMMO übergibt zusätzlich:

• Alle Conversions des Leads (inklusive Landingpage-Namen)
• Alle zugehörigen Notizen und Aktivitäten